Procedimentos para Eliminação de Documentos

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

O Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina, no artigo 18, que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituiída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-CPAD. Assim, na Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará foi criada, através da Portaria n°179/2018 - Gabinete da Reitoria. Esta comissão compõe-se de um grupo multidisciplinar formado por membros permanentes: arquivista, historiador, representante jurídico, membros variáveis (representantes dos setores nos quais a documentação será avaliada), que possuem a responsabilidade de definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito das atividades realizadas pela UNIFESSPA, visando à identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor.

Os documentos que já cumpriram seus prazos de guarda de acordo com o Código de classficação e a Tabela de Temporalidade relativo às atividades-meio da Administratição Pública ou o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES, nas fases corrente e intermedária devem ser submetidos para avaliação da CPAD.

Como funciona o processo para eliminar documentos?

A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) ocorrerá depois de concluído o processo de Avaliação de Documentos pela CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução n°40/CONARQ/2014.

Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaluação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de listagem de Eliminação de Documentos que, após a parovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida á instituição arquivística pública, na sua específica espera de competência, para autorização da eliminação.

Os órgãos e as entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Docuemntos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização.

Após obter autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em peródico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publica-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.

Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eiminação de Documentos foi publicado.

Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo, registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou,ainda, no própio portal o sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada.

A eliminação de documentor arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

A eliminação dos documentos deverá, obrigatóriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

 A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

A CPAD esclarece que a eliminação de documentos públicos sem critérios é crime:

•  punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o artigo 305 do Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei n° 2.848, de 7 de dezembro de 1940); 
• ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social (Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
• Com pena de reclusão de um a três anos e multa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar bem, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalçaõ científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial (Lei n° 9.605, de 12 de fevereiro de 1988).

 Assim, a eliminação de documentos públicos produzidos ou recebidos pela UNIFESSPA no desempenho de suas atividades, e com respaldo na legislação arquivística vigente ocorrerá somente depois de:

• Concluído o processo de avaliação conduzido pela CPAD (conforme Resolução n° 40 do CONARQ);
• Cumpridos os procedimentos para eliminação normatizados pelo Conselho Nacional de Arquivos;e
• Autorizada a eliminação pela instituição arquivística pública na sua esfera de competência - no caso da Unifesspa, o Arquivo Nacional (conforme Lei n° 8.159, de 08/01/1991, ar 9°).

As solicitações de destinação de documentos para eliminação serão atendidas por ordem de demanda. A equipe do Arquivo Central da Unifesspa  coloca-se  à disposição para esclarecimento de dúvidas ou informações adicionais a respeito  dos procedimentos para eliminação.