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Transferência de Documentos ao Arquivo Intermediário

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Publicado: Quarta, 05 de Fevereiro de 2020, 18h21 | Última atualização em Sexta, 07 de Fevereiro de 2020, 15h54 | Acessos: 315

A transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardam a sua destinação final. No âmbito da Unifesspa, a atividade de transferência de documentos é feita das  diversas unidades administrativas e acadêmicas para o Arquivo Central, o qual, entre outras atribuições, tem o dever de armazenar e preservar os documentos transferidos, garantindo sua integridade e segurança, e de fornecer acesso a esses documentos, quando solicitados pelas unidades da Unifesspa que realizaram a transferência. A transferência de documentos deve ser realizada quando o conjunto de documentos estiverem concluídos as suas funções e atividades na fase corrente, conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e destinação de Documentos de Arquivo em vigência na Unifesspa.

Os documentos a serem transferidos para o Arquivo Central devem estar adequadamente organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de papelão, identificadas com modelo de etiqueta fornecida pelo Arquivo. Não serão aceitos documentos transferidos fora dos padrões estabelecidos pelo Arquivo Central, que poderá negar o recebimento da documentação à unidade, para que esta realize as necessárias adequações. A listagem de transferência é o documento que deve ser encaminhado ao Arquivo junto com a documentação a ser transferida e que, depois de conferidos e assinado, comprovará o recebimento da documentação por esse órgão.

Essa listagem deve ser elaborada de acordo com modelo disponibilizado pelo Arquivo Central, em duas vias, sendo uma para Arquivo e outra para unidade que enviou a documentação. Para transferência de documentos , as unidades deverão entrar em contato com a quipe do Arquivo Central, que agendará o recebimento da documentação e, se necessário, designará um de seus servidores para orientar a unidade interessada na execução dessa atividade.

 

Procedimentos para transferência de documentos para o Arquivo Central 

Modelo de Etiqueta

Modelo de Listagem de Transferência

 

 

 

 

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