Processos na Unifesspa tramitarão de forma eletrônica

Processos na Unifesspa tramitarão de forma eletrônica

A Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará publicou nesta segunda-feira, 05/02/19, a Instrução Normativa Nº 06 de 17 de julho de 2018, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito da Unifesspa. A portaria objetiva disciplinar e regulamentar a tramitação de processos administrativos em meio eletrônico.

O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) é o sistema oficial para comunicações internas e cadastro de processos eletrônicos no âmbito da Unifesspa. O processo Eletrônico visará aperfeiçoar os procedimentos de tramitação de processos na Instituição. A meta é que se tenha a abertura, acompanhamento e acesso a todos os Processos Administrativos na íntegra em meio digital até o final de maio. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação, contribuindo com a transparência dos atos administrativos.

A implantação do processo eletrônico será feita de forma gradativa, para um melhor acompanhamento e adaptação dos usuários. Neste primeiro momento, serão implantados os processos eletrônicos relativos à substituição, assistência à saúde, progressão por capacitação, incentivo à qualificação, progressão por mérito técnico administrativo, Admissão, Contratação de estagiários, Pagamento de auxílios/bolsas (moradia, creche, permanência entre outros), Bolsas de ensino, pesquisa e extensão e Colação de grau.

O Unifesspa PEN é uma ação conjunta do Protocolo Central e CTIC e constitui uma mudança de paradigma, da era do analógico para o digital. Tal mudança proporciona uma série de benefícios para a Unifesspa e comunidade em geral, como economia de recursos naturais e de insumos, sustentabilidade, logística, espaço físico para o armazenamento dos documentos, maior transparência no acesso às informações, rapidez na tramitação de processos, e agilidade na tomada de decisões, dentre outros. Todavia, a ruptura da tradicional tramitação do processo físico significa uma quebra de paradigmas e é natural que ocorra certa resistência no início. Porém, com o passar do tempo, os benefícios serão vivenciados e naturalizados.

Em 2018 a Unifesspa movimentou uma quantidade de 81.804 processos/documentos ativos e arquivados, registrou 23.287 processos/documentos e abriu 6.299 volumes contendo 200 páginas cada volume. Com base nessas informações, somos cientes que a transposição do processo analógico para o digital, quanto os novos processos totalmente eletrônicos, podem se deparar com vários obstáculos que inviabilizem a mudança.  Por isso, houve a preocupação com a elaboração de um Plano para a Implantação do PEN, norteado por um projeto que delineia cada passo a fim de realizar a introdução da ferramenta tecnológica em conformidade com a legislação e capacitação da força de trabalho da Universidade.  

Para manusear o sistema adequadamente, o Protocolo Central proporcionará treinamento aos servidores. Portanto, os mesmos vão ser convocados para participarem do treinamento no Módulo de Protocolo no SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos), onde será observado como se dará a abertura, encaminhamentos e outros procedimentos em processos.

A capacitação deverá alcançar mais de 60 servidores que deverão ser indicados pelos gestores das unidades e órgãos da Universidade. Além de qualificar a força de trabalho da Universidade para executar corretamente a tramitação eletrônica dos diversos processos administrativos, a medida favorecerá o aumento da produtividade nos procedimentos operacionais com a modalidade eletrônica dos processos administrativos e possibilitará o início da primeira fase da implantação do Unifesspa PEN. Novas turmas serão oferecidas progressivamente ao longo das etapas de implantação.

O treinamento aos servidores será realizado nos dias 25, 26, 27 e 28 de fevereiro das 8:30h às 12h e das 14:30 às 18 h no Laboratório do ICH, campus I. Nesta formação, a Coordenadora do Arquivo Central da Unifesspa, Josiene da Silva Queiroz Campos, e o chefe do Departamento de Sistemas Administrativos, Rogério Carvalho dos Santos, apresentarão aos servidores o módulo de Protocolo no SIPAC. O treinamento terá uma abordagem prática e os servidores presentes utilizarão o Ambiente de Teste do sistema para simular situações.

Durante os eventos serão apresentados os aspectos legais da implantação, a metodologia, o manual de processos eletrônicos, os modelos eletrônico e híbrido, os cenários de uso, o cronograma de implantação, a portaria de implantação, e também será disponibilizado um momento para questionamentos do público participante.

Serão formadas 02 turmas de capacitação com intuito de receber, pelo menos, 01 servidor de cada unidade da Unifesspa. A capacitação terá carga horária total de 20 horas que poderá ser usada como créditos para efeitos de progressão.

A seguir é exibido o cronograma da capacitação.